Wie is verantwoordelijk voor je gegevens
H&J AI Solutions is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
- H&J AI Solutions, eenmanszaak, gevestigd te Hoogeveen
- Kamer van Koophandel 97337501
- Btw-nummer NL005263627B96
- E-mail info@hj-aisolutions.com
- Telefoon +31 6 55 177 375
- Website www.hj-aisolutions.com
Ons vestigingsadres staat in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en geven wij je op verzoek. Heb je een vraag over je gegevens, mail dan naar info@hj-aisolutions.com. Je krijgt binnen vijf werkdagen antwoord.
Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben die dus ook niet. Je vragen komen rechtstreeks bij ons terecht.
Wanneer verwerken wij gegevens van jou
Wij verwerken persoonsgegevens in vier situaties: als je onze website bezoekt, als je contact met ons opneemt, als je klant bij ons wordt, en als je leverancier of relatie van ons bent.
Werken wij in opdracht van een klant en komen wij daarbij aan gegevens van hún klanten, dan zijn wij niet verantwoordelijk maar verwerker. Wij doen dan alleen wat die klant ons opdraagt. Wat wij daarover afspreken staat in een verwerkersovereenkomst. Ben jij klant van een bedrijf dat met ons werkt en heb je een vraag over je gegevens, richt die vraag dan aan dat bedrijf. Komt hij bij ons binnen, dan sturen wij hem door.
Als je onze website bezoekt
Onze website plaatst geen cookies. Wij gebruiken geen analyseprogramma, geen bezoekersstatistieken en geen advertentie- of volgtechnieken. Er is dus ook geen cookiemelding die je hoeft weg te klikken.
Wat er wel gebeurt, is dit. Onze website staat bij Netlify, het bedrijf dat de website voor ons beschikbaar houdt. Zoals elke webserver legt Netlify technische gegevens vast, zoals je IP-adres, het tijdstip van je bezoek, welke pagina je opvraagt en welke browser je gebruikt. Dat is nodig om de website te laten werken en om misbruik en storingen te herkennen. De grondslag daarvoor is ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige website.
De lettertypen staan op onze eigen website en worden niet bij een ander bedrijf opgehaald. Je browser hoeft op onze website dus met niemand anders verbinding te maken dan met de server waar de website staat.
De chatfunctie op onze website werkt met vaste antwoorden die wij zelf hebben geschreven. Die draait volledig in je eigen browser. Wat je daarin typt komt niet bij ons terecht en wordt nergens opgeslagen.
Als je contact met ons opneemt
Via het contactformulier. Wat je op onze contactpagina invult, dus je naam, je bedrijf, je e-mailadres, je telefoonnummer, je budget en je bericht, wordt opgeslagen bij Netlify, het bedrijf dat onze website beschikbaar houdt. Daar lezen wij het.
Via e-mail, telefoon of WhatsApp. Dan verwerken wij je naam, je e-mailadres of telefoonnummer en de inhoud van je bericht. WhatsApp is een dienst van Meta. Wil je liever niet dat je bericht via WhatsApp loopt, bel ons dan of stuur een e-mail.
Wij gebruiken die gegevens alleen om je vraag te beantwoorden en om, als jij dat wilt, een afspraak te maken. De grondslag is jouw verzoek aan ons en, in de aanloop naar een opdracht, de uitvoering van een overeenkomst.
Wij gebruiken je gegevens niet om je ongevraagd reclame te sturen. Wij hebben geen nieuwsbrief, en zetten je dus ook nergens op.
Als je klant bij ons wordt
Voor het uitvoeren van een opdracht verwerken wij: je bedrijfsnaam, je naam, je adres, je e-mailadres, je telefoonnummer, je KvK- en btw-nummer, de gegevens die nodig zijn voor de opdracht en de gegevens die op onze facturen en in onze administratie horen.
Tijdens het kennismakingsgesprek vullen wij samen met jou een intakeformulier in. Dat formulier draait lokaal op onze eigen laptop en stuurt niets naar internet. De antwoorden gebruiken wij om jouw project uit te werken.
De grondslagen zijn: de uitvoering van de overeenkomst met jou, en voor de administratie en de facturen onze wettelijke plicht.
Als je leverancier of relatie van ons bent
Van onze leveranciers en zakelijke relaties verwerken wij contactgegevens, factuurgegevens en de correspondentie die bij de samenwerking hoort. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een goed lopende bedrijfsvoering.
Wie krijgt je gegevens te zien
Wij verkopen je gegevens niet en geven ze niet aan anderen voor hun eigen doelen. Wij schakelen wel een aantal dienstverleners in die nodig zijn om ons werk te doen:
- Netlify, voor het beschikbaar houden van onze website.
- Microsoft, voor onze e-mail, onze agenda en onze documenten.
- TransIP, voor onze domeinnaam.
- De Belastingdienst, voor de aangiftes. Onze administratie doen wij zelf.
Met partijen die voor ons gegevens verwerken maken wij afspraken over beveiliging en geheimhouding. Verder geven wij gegevens alleen door als wij dat wettelijk moeten.
Doorgifte buiten Europa
Een aantal van de diensten die wij gebruiken is Amerikaans, zoals Netlify, Microsoft en WhatsApp. Daardoor kunnen gegevens buiten de Europese Unie worden verwerkt. Voor die doorgifte gelden de waarborgen die de Europese privacywetgeving voorschrijft, zoals het privacyverdrag tussen de Europese Unie en de Verenigde Staten of de Europese modelcontractbepalingen. Wil je weten welke waarborg voor welke dienst geldt, vraag het ons.
Geen automatische besluiten over jou
Wij nemen geen besluiten over jou die alleen door een computer worden genomen en die gevolgen voor je hebben. Er kijkt altijd een mens mee. Wij doen ook niet aan profilering.
Hoe lang wij je gegevens bewaren
- Vragen en berichten die niet tot een opdracht leiden: maximaal twaalf maanden.
- Offertes die niet tot een opdracht leiden: maximaal twee jaar.
- Gegevens van klanten en alles wat bij de administratie hoort: zeven jaar, want dat schrijft de belastingwet voor.
- Gegevens in onze mailbox: wij ruimen op wat we niet meer nodig hebben.
Hoe wij je gegevens beveiligen
Wij gebruiken beveiligde verbindingen, onze laptops en telefoons zijn beveiligd met een wachtwoord, op onze e-mail en documenten bij Microsoft 365 staat tweestapsverificatie, en op onze laptops staat schijfversleuteling aan. Alleen Janine en Herman hebben toegang tot de gegevens. Wij delen inloggegevens niet met anderen.
Gaat er ondanks alles iets mis en raakt dat jouw gegevens, dan laten wij je dat weten en melden wij het waar dat verplicht is.
Welke rechten je hebt
Je mag ons altijd vragen om:
- inzage in de gegevens die wij van je hebben;
- correctie van gegevens die niet kloppen;
- verwijdering van je gegevens;
- beperking van wat wij met je gegevens doen;
- overdracht van je gegevens aan jou of aan een andere partij;
- bezwaar tegen het gebruik van je gegevens.
Verwerken wij gegevens op basis van jouw toestemming, dan mag je die toestemming altijd intrekken. Wat wij daarvoor al hebben gedaan blijft geldig.
Stuur je verzoek naar info@hj-aisolutions.com. Wij reageren binnen vier weken. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij je vragen jezelf te identificeren.
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten, dan lossen we het samen op. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen in deze verklaring
Verandert er iets in hoe wij werken, dan passen wij deze verklaring aan. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Op onze website staat altijd de meest recente versie.